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Events. Top-Planung ist der Schlüssel zum Erfolg
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- Schulung
- Promotion
- Verkauf
- Tagung
- Präsentationen
Event ist nicht gleich Event. Je nach Anlass sind bei der Vorbereitung unterschiedliche Kriterien in Betracht zu ziehen.
Grundsatzüberlegungen zum Event
- Ziele soll der Event verfolgen?
- Wer soll eingeladen werden?
- Soll der Event inn-oder-outdor statt finden?
- Soll Werbung dafür betrieben werden?
- Soll ein Unterhaltungsteil eingefügt werden?
- Sollen kleine (Werbe)-Geschenke verteilt werden.
- Werbeartikel für ausgewählte Events
- Braucht es ein Catering?
- Wie viele Teilnehmer werden erwartet?
- Wie hoch ist das Budget.
- Anreise und Parkmöglichkeiten?
- Welche Location?
Fragen über Fragen die alle möglichst im Detail schon im Vorfeld geklärt sein sollten damit der Event nicht zum Flop wird.
Ein Event, ganz gleich welcher Art ist immer mit Kosten verbunden. Hier muss auch eine saubere Kosten-Nutzenrechnung und ein Budget erstellt werden.
Inn oder Outdoor Event?
Ein Event zu organisieren ist ist nicht so einfach wie man vielleicht im ersten Moment denken würde. Handelt es sich lediglich um eine kleine Gruppe von Teilnehmern ist der Aufwand noch überblickbar. Bei grösseren Teilnehmerzahlen ist auch das Budget entsprechend hoch. Hier stellt sich schnell mal die Frage ob es nicht doch besser ist eine qualifizierte Firma mit der Organisation zu beauftragen.
Outdoor Events eignen sich eher für einen kleineren Rahmen. Solche Events haben dann auch eher einen Garten-Party-Charakter. Diese Events sind auf die warmen Sommermonate beschränkt. Bei der Planung sollte auf eine langjährige Regenstatistik zurück gegriffen werden. Ein Plan B muss aber vorhanden sein, falls der Anlass wieder erwarten doch verregnet werden sollte. Solche Anlässe eignen sich vorzüglich um in einer lockeren Atmosphäre Präsentationen durchzuführen.
Inn Door Events können zu jeder Jahreszeit bei jedem Wetter durchgeführt werden. Der zu erwartenden Teilnehmerzahl entsprechend muss jedoch vorab eine ausreichend grosse Lokalität gefunden und reserviert werden. Grössere Hotels oder gar Kongresshallen. Der Termin sollte so gewählt werden das möglichst viele der geladenen Personen auch teilnehmen können, das heisst also es sollte nicht gerade die Hauptferienzeit gewählt werden. Solche Lokalitäten verfügen in der Regel ebenfalls über ausreichend Parkmöglichkeiten und sind gut erreichbar. Findet noch ein (Geschäfts) - Essen statt können dies die besseren Hotels selbst bewältigen, wobei hier in der Regel ein einheitliches Menü einen reibungslosen Ablauf erleichtert. Ausgewiesene Cateringfirmen können auch grosse und sehr grosse Teilnehmerzahlen inert nützlicher Frist mit Speisen und Getränken versorgen.
Oft werden auch Werbeutensilien benötigt. Flyer, gedrucktes Prospektmaterial, Fähnchen oder auch T-Shirts. Schon bei der ersten Terminfestlegung muss natürlich darauf geachtet werden, dass solche Utensilien auch rechtzeitig angeliefert werden. Um einen Flop zu vermeiden ist hier immer ein Probedruck oder ein Probeexemplar vor der definitiven Auftragsvergabe zu prüfen. Immer mal wieder können sich bei solchen Werbeutensilien Fehler in der Schreibweise oder auch in den Farben einschleichen was dann einfach nur noch peinlich wäre.v
Um einen Erfolg eines Events zu garantieren müssen die Einladungen rechtzeitig verschickt werden. Wir auch noch ein Essen spendiert ist es angebracht sich die Teilnahme der eingeladenen Personen schriftlich bestätigen zu lassen damit das Essen bestellt werden kann.
Ist ein Unterhaltungsteil vorgesehen kann eine gute Künstleragentur Vorschläge und Preise unterbreiten.v
Auf den Punkt gebracht
Egal, ob drinnen oder draussen, klein oder auch gross, ein Event muss immer bestens vorausgeplant werden. Kaum etwas ist peinlicher wie ein Event bei dem etwas, oder gar einiges schief läuft. Ein Event ist das Spiegelbild des Veranstalters. Die Reaktionen auf einen Event zeigen sich oft auch in den daraus resultierenden direkten Abschlüssen aber auch in neuen Geschäftsverbindungen.
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